RuangMail logo
RuangMail
Kembali ke Panduan Migrasi

Panduan Migrasi Email

Migrasi dari Titan Mail ke RuangMail

Panduan memindahkan akun Titan Mail ke RuangMail, termasuk sinkronisasi IMAP, perubahan MX, dan validasi folder.

Mudah30-120 menit
Diagram migrasi Titan Mail ke RuangMail

Urutan DNS yang Aman

1. Sebelum Migrasi

Jangan pindahkan MX dulu. Biarkan semua DNS email lama tetap aktif agar email baru masih masuk ke provider lama selama data ditarik ke RuangMail. Jika memungkinkan, turunkan TTL DNS ke 300 detik beberapa jam sebelum cutover.

2. Saat Migrasi

Di RuangMail, buat domain dan mailbox lebih dulu. Saat mengisi Server Address di SmarterMail, gunakan alamat server lama yang masih bisa diakses, misalnya hostname provider lama atau mail.domainanda.com sebelum DNS mail dipindah.

3. Setelah Data Tersalin

Setelah migrasi awal selesai, jalankan sinkronisasi ulang untuk email yang baru masuk. Setelah itu baru ubah MX, CNAME mail, SPF, DKIM, DMARC, dan autodiscover ke record RuangMail.

Jika hostname lama Anda juga bernama mail.domainanda.com, pastikan hostname itu tidak langsung diarahkan ke RuangMail sebelum migrasi selesai. Kalau sudah berubah, gunakan hostname asli server lama dari provider lama agar SmarterMail masih bisa menarik data sumber.
SPF dan DKIM wajib dipasang setelah cutover. Jika SPF atau DKIM tidak valid, pengiriman domain dapat gagal atau berisiko diblokir. Jika domain memakai layanan pengirim lain seperti website, newsletter, atau CRM, gabungkan SPF ke satu TXT record saja. Jangan membuat dua SPF record terpisah.

Record DNS RuangMail Setelah Migrasi Selesai

Gunakan domain Anda sendiri untuk host seperti @, mail, _dmarc, dan selector DKIM dari dashboard RuangMail.

MX@ atau domain utamamx1.mxfilter.net. priority 10SpamExperts Mail Exchange
MX@ atau domain utamamx2.mxfilter.net. priority 10SpamExperts Mail Exchange
MX@ atau domain utamamx3.mxfilter.net. priority 20SpamExperts Mail Exchange
MX@ atau domain utamamx4.mxfilter.net. priority 20SpamExperts Mail Exchange
CNAMEmaileu1.workspace.org.Webmail dan portal SmarterMail
CNAMEautodiscovereu1.workspace.org.Auto configuration / MAPI
TXT@ atau domain utamav=spf1 include:_spf.workspace.org -allSPF pengiriman RuangMail
TXT_dmarcv=DMARC1; p=none; sp=noneDMARC awal yang aman untuk monitoring
TXTselector DKIM dari dashboardv=DKIM1; k=rsa; h=sha256; p=...DKIM wajib agar domain tidak berisiko diblokir

Cara Migrasi dari Webmail SmarterMail RuangMail

  1. 1Login ke webmail RuangMail di mail.ruangmail.com menggunakan akun email tujuan yang sudah dibuat.
  2. 2Klik ikon Settings, lalu buka menu Connectivity.
  3. 3Pada kartu Mailbox Migration, klik tombol Migrate.
  4. 4Pilih layanan sumber yang sesuai, misalnya Titan Mail. Jika tidak ada pilihan khusus, gunakan Other Mail Server atau IMAP.
  5. 5Isi Items to Import. Email selalu umum tersedia; kontak, kalender, tasks, dan notes hanya bisa ikut jika provider sumber mendukung.
  6. 6Isi Server Address dengan server lama, Type pilih IMAP, Port gunakan 993, aktifkan Require SSL, lalu isi email dan password akun lama.
  7. 7Jangan aktifkan Delete existing SmarterMail mailbox items kecuali Anda memang ingin menghapus isi mailbox RuangMail yang sudah ada dan menggantinya dengan data migrasi.
  8. 8Mulai migrasi dan biarkan berjalan di background. Anda tetap bisa memakai SmarterMail selama proses berjalan.

Untuk migrasi dari SmarterMail lain ke RuangMail, MAPI/EWS perlu aktif di server sumber agar kontak, kalender, tasks, dan notes bisa ikut. Jika hanya memakai IMAP, yang dipindahkan umumnya hanya email dan folder mailbox.

Sebelum Mulai

  1. 1Pastikan setiap akun Titan Mail dapat diakses dengan password yang benar.
  2. 2Catat semua alias, forwarding, signature, dan akun catch-all jika digunakan.
  3. 3Siapkan akses DNS tempat domain dikelola, misalnya registrar atau Cloudflare.

Ekspor dan Persiapan dari Titan Mail

  1. 1Login ke panel Titan Mail dan pastikan IMAP aktif untuk akun yang akan dipindahkan.
  2. 2Catat hostname IMAP/SMTP Titan yang sedang digunakan.
  3. 3Buat backup tambahan memakai mail client desktop jika mailbox menyimpan arsip penting.

Impor ke RuangMail

  1. 1Buat mailbox yang sama di RuangMail dengan kuota sesuai kebutuhan.
  2. 2Login ke mail.ruangmail.com, buka Settings > Connectivity > Mailbox Migration, lalu tarik data dari server IMAP Titan Mail.
  3. 3Periksa folder custom, Archive, Spam, dan Sent karena nama folder bisa berbeda antar platform.

Cutover DNS

  1. 1Ubah MX domain dari Titan Mail ke mx1.mxfilter.net, mx2.mxfilter.net, mx3.mxfilter.net, dan mx4.mxfilter.net.
  2. 2Ubah CNAME mail dan autodiscover ke eu1.workspace.org, lalu perbarui SPF agar hanya layanan pengirim aktif yang tetap tercantum.
  3. 3Tambahkan DKIM dari dashboard RuangMail dan gunakan DMARC awal p=none sebelum semua test berhasil.

Validasi Setelah Migrasi

  1. 1Kirim email uji ke akun utama dan alias.
  2. 2Pastikan email keluar dari RuangMail tidak masuk spam di Gmail atau Outlook.
  3. 3Biarkan akun Titan aktif sementara sampai propagasi DNS selesai sepenuhnya.

Catatan Penting

  • Jika Titan Mail dibeli melalui registrar, perubahan DNS biasanya dilakukan di panel registrar tersebut.
  • Beberapa folder sistem dapat berubah nama, tetapi isi email tetap bisa disalin melalui IMAP.