RuangMail logo
RuangMail
Kembali ke Panduan Migrasi

Panduan Migrasi Email

Migrasi dari OX Mail ke RuangMail

Pindahkan email dari platform Open-Xchange/OX Mail ke RuangMail dengan pendekatan aman untuk mailbox bisnis.

Menengah1-3 jam
Diagram migrasi OX Mail ke RuangMail

Urutan DNS yang Aman

1. Sebelum Migrasi

Jangan pindahkan MX dulu. Biarkan semua DNS email lama tetap aktif agar email baru masih masuk ke provider lama selama data ditarik ke RuangMail. Jika memungkinkan, turunkan TTL DNS ke 300 detik beberapa jam sebelum cutover.

2. Saat Migrasi

Di RuangMail, buat domain dan mailbox lebih dulu. Saat mengisi Server Address di SmarterMail, gunakan alamat server lama yang masih bisa diakses, misalnya hostname provider lama atau mail.domainanda.com sebelum DNS mail dipindah.

3. Setelah Data Tersalin

Setelah migrasi awal selesai, jalankan sinkronisasi ulang untuk email yang baru masuk. Setelah itu baru ubah MX, CNAME mail, SPF, DKIM, DMARC, dan autodiscover ke record RuangMail.

Jika hostname lama Anda juga bernama mail.domainanda.com, pastikan hostname itu tidak langsung diarahkan ke RuangMail sebelum migrasi selesai. Kalau sudah berubah, gunakan hostname asli server lama dari provider lama agar SmarterMail masih bisa menarik data sumber.
SPF dan DKIM wajib dipasang setelah cutover. Jika SPF atau DKIM tidak valid, pengiriman domain dapat gagal atau berisiko diblokir. Jika domain memakai layanan pengirim lain seperti website, newsletter, atau CRM, gabungkan SPF ke satu TXT record saja. Jangan membuat dua SPF record terpisah.

Record DNS RuangMail Setelah Migrasi Selesai

Gunakan domain Anda sendiri untuk host seperti @, mail, _dmarc, dan selector DKIM dari dashboard RuangMail.

MX@ atau domain utamamx1.mxfilter.net. priority 10SpamExperts Mail Exchange
MX@ atau domain utamamx2.mxfilter.net. priority 10SpamExperts Mail Exchange
MX@ atau domain utamamx3.mxfilter.net. priority 20SpamExperts Mail Exchange
MX@ atau domain utamamx4.mxfilter.net. priority 20SpamExperts Mail Exchange
CNAMEmaileu1.workspace.org.Webmail dan portal SmarterMail
CNAMEautodiscovereu1.workspace.org.Auto configuration / MAPI
TXT@ atau domain utamav=spf1 include:_spf.workspace.org -allSPF pengiriman RuangMail
TXT_dmarcv=DMARC1; p=none; sp=noneDMARC awal yang aman untuk monitoring
TXTselector DKIM dari dashboardv=DKIM1; k=rsa; h=sha256; p=...DKIM wajib agar domain tidak berisiko diblokir

Cara Migrasi dari Webmail SmarterMail RuangMail

  1. 1Login ke webmail RuangMail di mail.ruangmail.com menggunakan akun email tujuan yang sudah dibuat.
  2. 2Klik ikon Settings, lalu buka menu Connectivity.
  3. 3Pada kartu Mailbox Migration, klik tombol Migrate.
  4. 4Pilih layanan sumber yang sesuai, misalnya OX Mail. Jika tidak ada pilihan khusus, gunakan Other Mail Server atau IMAP.
  5. 5Isi Items to Import. Email selalu umum tersedia; kontak, kalender, tasks, dan notes hanya bisa ikut jika provider sumber mendukung.
  6. 6Isi Server Address dengan server lama, Type pilih IMAP, Port gunakan 993, aktifkan Require SSL, lalu isi email dan password akun lama.
  7. 7Jangan aktifkan Delete existing SmarterMail mailbox items kecuali Anda memang ingin menghapus isi mailbox RuangMail yang sudah ada dan menggantinya dengan data migrasi.
  8. 8Mulai migrasi dan biarkan berjalan di background. Anda tetap bisa memakai SmarterMail selama proses berjalan.

Untuk migrasi dari SmarterMail lain ke RuangMail, MAPI/EWS perlu aktif di server sumber agar kontak, kalender, tasks, dan notes bisa ikut. Jika hanya memakai IMAP, yang dipindahkan umumnya hanya email dan folder mailbox.

Sebelum Mulai

  1. 1Pastikan Anda tahu apakah OX Mail dikelola langsung oleh provider hosting, registrar, atau reseller.
  2. 2Kumpulkan daftar mailbox, alias, forwarding, dan password sementara untuk migrasi.
  3. 3Turunkan TTL DNS sebelum jadwal perpindahan.

Ekspor dan Persiapan dari OX Mail

  1. 1Catat hostname IMAP OX Mail yang sedang aktif dan uji login dari mail client.
  2. 2Ekspor kontak atau kalender dari OX App Suite bila fitur tersebut digunakan.
  3. 3Buat backup lokal untuk akun VIP sebelum migrasi massal.

Impor ke RuangMail

  1. 1Buat domain, mailbox, dan alias di RuangMail dengan struktur yang sama.
  2. 2Login ke mail.ruangmail.com, buka Settings > Connectivity > Mailbox Migration, lalu pilih OX Mail atau gunakan server IMAP OX yang diberikan provider lama.
  3. 3Lakukan second sync sesaat sebelum MX dipindahkan untuk menangkap email baru yang masuk selama proses awal.

Cutover DNS

  1. 1Ganti MX OX Mail ke mx1.mxfilter.net, mx2.mxfilter.net, mx3.mxfilter.net, dan mx4.mxfilter.net setelah second sync selesai.
  2. 2Ubah CNAME mail dan autodiscover ke eu1.workspace.org, lalu hapus mekanisme OX dari SPF jika sudah tidak digunakan.
  3. 3Aktifkan DKIM dari dashboard RuangMail, lalu cek DMARC setelah pengiriman uji berhasil.

Validasi Setelah Migrasi

  1. 1Uji email masuk, email keluar, reply, dan attachment.
  2. 2Cek folder yang sering dipakai tim, terutama Archive dan folder proyek.
  3. 3Pantau pengiriman selama 24-48 jam jika domain sebelumnya memiliki volume email tinggi.

Catatan Penting

  • Kontak dan kalender OX perlu diekspor terpisah karena IMAP hanya memindahkan email.
  • Jika akses admin OX terbatas, migrasi tetap bisa dilakukan menggunakan login per akun.